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sábado, 31 de marzo de 2012

¿Necesitás alojar archivos online?

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Una pregunta habitual que solemos hacer quienes comenzamos a dar los primeros pasos en la construcción de una página web o un blog, es la forma de subir o alojar archivos de manera que se puedan ver y/o descargar clickeando sobre una palabra o imagen.

Pero también es posible que hayas enviado un documento por correo pero su tamaño impidió que llegara al destinatario. Entonces, por qué no alojarlo online en algún lugar y enviar solo la dirección de enlace mediante la cual, al hacer click sobre ella, se vea y/o se pueda descargar ?

Hoy, ambos problemas están solucionados y todo se puede alojar de manera online para luego compartirlo en forma pública o privada. Y lo que hace no mucho tiempo parecía muy difícil, ya no lo es !

Hay muchísimas alternativas y para todos lo gustos. Esta vez, me limitaré a comentar los aspectos más importantes de dos de ellas “Scribd” y “Google Site”, que son las que yo uso y por experiencia, son las que me han resultado de gran utilidad.

Paso a detallar cada una de ellas:

      Scribd comenzó siendo la solución para alojar documentos de distintos formatos (doc, xls, pdf, ppt), que luego podían ser compartidos mediante un enlace e incluso “embebidos” (insertados) dentro de los blogs.

Pero hace poco tiempo, se renovó integrándose con las principales redes como Facebook y Twitter y realmente se convirtió – para mi gusto – en la mejor solución a la hora de publicar nuestros documentos. Por qué ? porque un archivo asilado, no es social. En cambio de esta manera, una vez publicado, puede ser compartido por los usuarios y logra el efecto “viral” propio de estas redes.
También, te permite organizar los documentos en “Colecciones”, sean de tu autoría o de otros usuarios que lo han publicado sin restricciones. A modo de ejemplo, en esta Colección, concentro documentos relacionados con la cotización de honorarios profesionales: 
http://www.scribd.com/my_document_collections/2559022

Entre muchas ventajas, cuenta con un excelente buscador que te permitirá encontrar Libros en formato 
pdf, Papers, Presentaciones, Informes y todo tipo de material publicado. Y además, su contenido está indexando muy bien en Google.





Para ver un tutorial, recomiendo el sgte. documento que está alojado justamente dentro de Scribd: http://www.scribd.com/doc/3077260/Tutorial-Scribd

En materia de derechos de autor, a efectos de prevenir, resultará imposible subir un documento que se encuentre en formato Acrobat y protegido con contraseña de seguridad. Al intentarlo, aparecerá un mensaje como el siguiente:




La Comisión de Jóvenes Profesionales del CPCECABA ya lo ha implementado y cuenta actualmente con dos perfiles que ya superan las 130.000 visitas:


- Presentaciones y talleres hasta el 2009

- Presentaciones y talleres desde el 2010


Desventajas (pocas):

- Si tenés muchos documentos y preferís mostrarlo en formato de listas, se hace engorroso ya que al mostrar una miniatura del mismo, no es amigable a la hora de organizarlos.
- Un tema no menor, es que la descarga de todo documento implica necesariamente la registración en el sitio.
- Si te registrás con la cuenta de Facebook y luego preferís ingresar sin estar logueado, te creará un nuevo usuario distinto y para quienes no conocen el sitio, puede resultar confuso.


      Si en cambio, preferís alojar archivos al solo efecto de tenerlos ordenados para compartir el enlace por correo y sin necesidad de que el usuario se tenga que registrar, una muy buena alternativa es la que nos brinda la herramienta Google Site. 

En realidad, es una herramienta mucho más amplia y nos permite construir un sitio completo. Pero en esta oportunidad, rescato la posibilidad de crear una página (o un sitio) con formato “Archivador” de manera de poder visualizar todos los documentos con un formato de lista, supliendo justamente una de las desventajas de Scribd.

Para ver un ejemplo, hacé click sobre la imagen a continuación: 




Una salvedad que es necesario hacer, es que no permite subir archivos ejecutables, es decir *.exe. Es importante aclararlo, ya que si queremos compartir software, conviene siempre dirigirse a los sitios oficiales.  Por qué ? porque los archivos .exe son los que transportan virus y mejor prevenir que curar.  No obstante, hay otros sitios en los que se puede alojar al estilo Rapidshare.

También hay otros sitios que recomiendo, todos ellos también con ventajas y desventajas de acuerdo al uso que necesites darle.

-          Slideshare: muy bueno para alojar y embeber, pero la publicidad abarca la mayor parte de la pantalla y salvo que lo mires en pantalla completa, puede resultar algo incómodo.
-          Calameo: lo recomiendo para publicaciones del estilo revistas o libros.
-          ISUU y  Docs: ....poco conocidos. Por las dudas, omito opinión.
-          BuddyMedia: muy bueno, pero está únicamente en inglés.
-          Box.net: se complemente muy bien con la red Linkedin.

Poco a poco a medida que voy descubriendo otras alternativas, las comparto en Delicious
con el tag Alojamiento_Documentos:

http://www.delicious.com/IvonBacaicoa/Alojamiento_Documentos

1 Comentarios:

Luis Eduardo Herrera dijo...

Buen artículo, que pone en claro pro y contras de estos servicios casi imprescindibles hoy.
Me permito agregar un par:
Dropbox, si bien acepta cualquier tipo de archivo, al usar la carpeta "pública" para alojar los documentos que queremos compartir, suma la ventaja de la sincronización con una carpeta local. Útil para docs o listas que se actualizan periódicamente.
Casi el mismo servicio (pero con 5gb) lo brinda UbuntuOne.
Ambos poseen cliente multiplataforma (Windows/Linux), versiones para smartphones muy buenas y procesos transparentes para el usuario.

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